Cómo configurar recordatorios automáticos paso a paso

Recordatorios automáticos: tu mejor arma contra las ausencias

Ya hablamos en otro artículo sobre por qué los recordatorios automáticos son fundamentales para reducir ausencias. Ahora vamos a lo práctico: ¿cómo se configuran? En esta guía paso a paso te mostramos exactamente cómo activar y personalizar tus recordatorios automáticos de turnos para que funcionen a la perfección.

Paso 1: Accedé a la configuración de notificaciones

Desde tu panel de administración, andá a la sección de configuración y buscá "Notificaciones" o "Recordatorios". Acá es donde vas a controlar todos los mensajes automáticos que el sistema envía a tus clientes.

Vas a encontrar diferentes tipos de notificaciones que podés activar o desactivar individualmente:

• Confirmación de reserva: Se envía inmediatamente cuando un cliente saca turno.
• Recordatorio previo: Se envía un tiempo antes del turno (configurable).
• Notificación de cancelación: Se envía cuando un turno se cancela.
• Notificación de reprogramación: Se envía cuando se modifica la fecha u hora de un turno.

Paso 2: Elegí los canales de envío

Dependiendo de tu plan, podés configurar diferentes canales para enviar los recordatorios:

Email

Disponible en todos los planes, incluyendo el gratuito. Los emails de recordatorio incluyen toda la información del turno: fecha, hora, servicio, profesional y dirección. También incluyen botones para confirmar, reprogramar o cancelar con un solo click.

WhatsApp

Disponible en los planes profesionales. WhatsApp tiene una tasa de apertura superior al 90% en Argentina, lo que lo convierte en el canal más efectivo para recordatorios. Los mensajes llegan directamente al chat del cliente y son difíciles de ignorar.

Paso 3: Configurá los tiempos de envío

El momento en que se envía el recordatorio es crucial para su efectividad. Nuestra recomendación basada en los datos de miles de turnos gestionados:

• Primer recordatorio: 48 horas antes. Le da tiempo al cliente para confirmar o cancelar con anticipación suficiente para que otro cliente tome el turno.
• Segundo recordatorio: 24 horas antes. Un refuerzo que confirma la asistencia. A esta altura, la mayoría de las cancelaciones ya se hicieron.
• Recordatorio final: 2-4 horas antes. Un último aviso, especialmente útil para turnos matutinos. Incluí la dirección para que el cliente no tenga que buscarla.

Podés activar los tres o elegir los que te parezcan más apropiados para tu negocio. Si tus clientes reservan con poca anticipación (1-2 días), quizás un solo recordatorio 4 horas antes sea suficiente.

Paso 4: Personalizá los mensajes

Los recordatorios genéricos funcionan, pero los personalizados funcionan mejor. Configurá el contenido de cada mensaje incluyendo:

• Nombre del negocio: Para que el cliente identifique inmediatamente de qué turno se trata.
• Detalles del turno: Fecha, hora, servicio y profesional. Estos datos se insertan automáticamente.
• Dirección y mapa: Un link a Google Maps con la ubicación exacta de tu negocio.
• Instrucciones especiales: Si necesitás que el cliente traiga algo, llegue antes o cumpla algún requisito, es el momento de decirlo.
• Botones de acción: Confirmar, reprogramar o cancelar. Que el cliente pueda tomar acción sin tener que llamar.

Paso 5: Activá y probá

Antes de lanzar los recordatorios para todos tus clientes, hacé una prueba:

1. Creá un turno de prueba a tu nombre con tu email y/o teléfono.
2. Verificá que recibís la confirmación de reserva inmediata.
3. Esperá (o ajustá temporalmente) para verificar que llegan los recordatorios.
4. Probá los botones de confirmar, reprogramar y cancelar.
5. Asegurate de que los datos del turno sean correctos en cada mensaje.

Mejores prácticas para tus recordatorios

• No envíes demasiados: Tres recordatorios es el máximo recomendable. Más de eso puede ser percibido como spam.
• Usá un tono amigable: "Te recordamos que tenés turno mañana" es mejor que "Turno programado para mañana".
• Incluí siempre una forma de cancelar: Facilitar la cancelación reduce los no-shows porque el cliente cancela en vez de simplemente no aparecer.
• Ajustá según tu rubro: Si sos médico, el tono debe ser más formal. Si sos peluquero, puede ser más casual.

El sistema de recordatorios de la plataforma desarrollada por Deepyze está diseñado para ser fácil de configurar y altamente efectivo. En cuestión de minutos tenés todo funcionando. Consultá nuestras funcionalidades para ver todo lo que los recordatorios pueden hacer por tu negocio, y revisá nuestros planes para elegir el canal que necesitás.